Aυτό που θα πρέπει οπωσδήποτε να υπάρχει σε κάθε email (σου)
Και θα κάνει τη ζωή σου ευκολότερη.
Tα εκτενή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι και ό,τι πιο ευχάριστο. Για την ακρίβεια τις περισσότερες φορές είναι… βασανιστικά. Παρότι- μάλλον- συμφωνείς σε αυτό, τελικά, αντί να το υπενθυμίζεις στους ανθρώπους ευγενικά, συνεχίζεις να χάνεις το χρόνο σου με ατελείωτα μηνύματα. Ή διακινδυνεύεις να χάσεις χρησιμότατες πληροφορίες διαβάζοντας μακροσκελή κείμενα. Επιτέλους, τελείωνε μια για πάντα με τα … «κατεβατά».
Πώς; Kαταρχάς, το να είσαι αγενής με συναδέλφους, φίλους ή πιθανούς συνεργάτες δεν είναι λύση.
Έπειτα στόχος σου θα πρέπει να είναι να επανεξετάζεις τι λαμβάνεις και να διαχωρίζεις αυτά στα οποία μπορείς να απαντήσεις.
Με βάση αυτό σκέφτηκες πως αν περιελάμβανες στο τέλος των ηλεκτρονικών μηνυμάτων σου τη φράση “Παρακαλώ μην μου γράψετε ένα μυθιστόρημα, δεν θα το διαβάσω”, το πρόβλημά σου θα λυνόταν μια για πάντα; Σίγουρα μερικοί άνθρωποι θα το θεωρούσαν υπερβολικό. Όμως, κάνουν τεράστιο λάθος.
Γράψε σε όλους «Παρακαλώ μην μου γράψετε ολόκληρο μυθιστόρημα, δεν θα το διαβάσω, απλά δεν έχω το χρόνο. Γράψτε επίσης στη γραμμή θέματος περί τίνος πρόκειται. Και πείτε εκ των προτέρων – είναι επείγον να δείτε αυτό το μήνυμα ή όταν έχετε χρόνο, ρίξτε μια ματιά σε αυτό». Κατ’ αυτόν τον τρόπο θα οργανώσεις τον χρόνο σου και θα δώσεις προτεραιότητα σε εκείνα τα μηνύματα που χρειάζεται.
Άλλωστε, αν θες να είσαι ένας καλός υπάλληλος, το θέμα είναι να είσαι παραγωγικός και αποτελεσματικός. Αποτελεσματικός θα είσαι, παράλληλα, και εφόσον οικοδομήσεις θετικές σχέσεις με τους συναδέλφους σου, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να γνωρίζουν τι περιμένεις εσύ από αυτούς.
Η συμβουλή που δίδεται παραπάνω είναι πραγματικά η λύση στο όλο πρόβλημά σου, αφού δεν απορρίπτει το περιεχόμενο ενός μεγάλου μηνύματος που μπορεί να σου στείλουν ή «τιμωρεί» κάποιον για την αποστολή. Αντ ‘αυτού, απλά εξηγεί εν συντομία ότι λόγω περιορισμένου χρόνου, δεν θα είναι δυνατό να διαβαστεί ένα μήνυμά που είναι πολύ εκτενές.
Διαβάζοντας αυτή τη φράση που προσέθεσες, ο αποστολέας θα μπορούσε επίσης εύκολα να στείλει εκ νέου πιο συνοπτικό μήνυμα ή να ζητήσει να μιλήσει στο τηλέφωνο μαζί σου αν έχει περισσότερα να πει.
Και μην ξεχνάς, πως η αμεσότητα και η ειλικρίνεια, όχι μόνο διευκολύνουν τις βαθύτερες σχέσεις στο χώρο εργασίας, αλλά κάνουν τη ζωή ακόμα ευκολότερη και πιο αποτελεσματική.
Εάν, λοιπόν, η παραγωγικότητα είναι στα άμεσα σχέδιά σου το 2019, σκέψου σοβαρά να προσθέσεις αυτή τη φράση, ειδικά εάν ηγείσαι μιας ομάδας. Μεγάλη έρευνα δείχνει ότι όταν ο εργοδότης ακολουθεί ένα συγκεκριμένο μοντέλο συμπεριφοράς, το υπόλοιπο προσωπικό προσαρμόζεται και ακολουθεί αυτό το μοντέλο.
Πηγή: Quartz at Work
