Εmails: Τα λάθη που πρέπει να αποφύγεις για να μη σε αντιπαθούν οι άλλοι
Oι κανόνες καλής συμπεριφοράς που θα πρέπει να ακολουθείς στην ηλεκτρονική σου αλληλογραφία.
Αρκετοί από εμάς ξοδεύουμε ώρες καθημερινά κοιτώντας emails στη δουλειά και όχι μόνο. Έρευνες στις ΗΠΑ δείχνουν ότι ο μέσος υπάλληλος γραφείου λαμβάνει περισσότερα από 100 emails την ημέρα.
Είναι σημαντικό λοιπόν να ακολουθούμε κάποιους κανόνες καλής συμπεριφοράς στην ηλεκτρονική μας αλληλογραφία αλλά και να φροντίζουμε τα emails μας να είναι ξεκάθαρα και αποτελεσματικά, γράφει η Suzy Welch, δημοσιογράφος και συνιδρύτρια του Jack Welch Management Institute, στο CNBC.
Αυτά είναι τα τέσσερα μεγαλύτερα λάθη που κάνουν οι περισσότεροι στα emails τους και θα πρέπει να αποφεύγονται, σύμφωνα με την Welch. Τα λάθη σημειώνει σε σχετικό δημοσίευμα το moneyreview:
1. Γράφουν κάτι ασαφές στη γραμμή του θέματος.
Το θέμα ενός email είναι μια βασική εισαγωγή στο μήνυμά σας και άρα θα πρέπει αυτό που θα γράψετε να σημαίνει κάτι. Επομένως είναι καλύτερα να αποφύγετε μονολεκτικά θέματα όπως «Ερώτηση» και πολύ περισσότερο το αρκετά συνηθισμένο «Καλημέρα» ή «Γεια».
«Να σέβεστε τον αποδέκτη σας», λέει η Welch. Η συμβουλή της είναι να δηλώνετε ακριβώς τον σκοπό του μηνύματος αλλά και να δίνετε μια αίσθηση του πόσο επείγον είναι αυτό. Για παράδειγμα μπορείτε να γράψετε: «Ερώτηση για τις προσλήψεις: Επείγον».
2. Κοινοποιούν τους λάθος ανθρώπους.
Όταν στέλνετε ένα email, πρέπει να προσέχετε σε ποιον το στέλνετε. Εάν συμπεριλάβετε πάρα πολλά άτομα στους παραλήπτες, μπορεί να θεωρηθείτε απρόσεκτος ή και χειριστικός.
«Μερικές φορές, κάνετε CC τους ανωτέρους σας σε μία όχι και τόσο καλυμμένη προσπάθεια να τους εντυπωσιάσετε ή κοινοποιείτε κάποια άτομα για να καλύψετε τα νώτα σας. Αυτές οι συμπεριφορές δεν ξεγελούν κανέναν. Να είστε προσεκτικοί», τονίζει η Welch.
3. Ξεχνούν να ξαναδιαβάσουν.
Είναι πολύ σημαντικό να ξαναδιαβάζετε τα πάντα πριν πατήσετε το κουμπί της αποστολής.
Πριν στείλετε ένα email πρέπει να το διαβάσετε και να βεβαιωθείτε ότι η γραμματική, η ορθογραφία και το ύφος του είναι σωστό, αλλά και να διασφαλίσετε ότι είναι σαφές και ξεκάθαρο. «Θα σας πάρει πέντε λεπτά. Αφιερώστε τα», τονίζει η Welch.
4. Χρησιμοποιούν ακατάλληλους χαιρετισμούς.
Ο τρόπος με τον οποίο κλείνετε ένα email είναι η τελευταία εντύπωση που θα αφήσετε τον παραλήπτη. Για την Welch, αυτό είναι κάτι που απαιτεί σοβαρή σκέψη.
Κάποιοι χρησιμοποιούν απλά τα αρχικά τους, άλλοι το τυπικό «Φιλικά», ενώ κάποιοι δεν γράφουν τίποτα, με την Welch να τονίζει ότι ειδικά αυτό είναι αγενές.
Η συμβουλή της είναι να επιλέγετε τον χαιρετισμό κατά περίπτωση, ανάλογα με το email.
Φράσεις όπως «Ευχαριστώ για αυτή τη βοήθεια» ή «Στη διάθεσή σου για να μιλήσουμε για αυτό αύριο» είναι σύμφωνα με την Welch κατάλληλες για emails προς συναδέλφους ή προϊσταμένους.
Πηγή: moneyreview.gr
