Είναι τα προσωπικά μηνύματα στη δουλειά τόσο ιδιωτικά όσο νομίζεις;

Είχες ποτέ μια κακή μέρα στη δουλειά, παραπονέθηκες στους συναδέλφους σου μέσα από   εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων και στη συνέχεια ανησύχησες ότι το αφεντικό σου θα μπορούσε να διαβάσει όλα τα παράπονά σου; Αποδεικνύεται ότι έχεις κάθε δικαίωμα να ανησυχείς. Οι επικοινωνίες σε μια συσκευή εργασίας σπάνια είναι τόσο ιδιωτικές όσο μπορεί να φαίνονται.

Τον Ιούλιο, το Netflix απέλυσε τρία στελέχη μάρκετινγκ για μηνύματα που επέκριναν συναδέλφους.Ο συν-διευθύνων σύμβουλος του Netflix, Ted Sarandos, εξήγησε σε ανάρτησή του στο LinkedIn ότι δεν πρόκειται για μια απλή περίπτωση αλλά για «κρίσιμα προσωπικά σχόλια που έγιναν για αρκετούς μήνες για τους συναδέλφους τους», ακόμη και κατά τη διάρκεια συναντήσεων όταν αυτοί οι συνάδελφοι απουσίαζαν. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι δεν παρακολουθούμε προληπτικά το Slack ή το email”, συνέχισε. “Το κανάλι Slack ήταν ανοιχτό, οπότε ο καθένας μπορούσε να έχει πρόσβαση στις συνομιλίες, παρόλο που οι ενδιαφερόμενοι υπάλληλοι νόμιζαν ότι ήταν ιδιωτικό.”

Οι εργαζόμενοι παρασύρονται συχνά από την ψευδαίσθηση της ιδιωτικής ζωής όταν πρόκειται για επικοινωνίες στο χώρο εργασίας, πιστεύοντας λανθασμένα ότι μπορούν να συνομιλήσουν ιδιωτικά, να στείλουν e-mail ή ακόμη και βιντεοδιάσκεψη σε έναν εταιρικό υπολογιστή χωρίς ο εργοδότης τους να δει αυτές τις πληροφορίες στη συνέχεια. Ωστόσο, αυτό που φαίνεται ιδιωτικό αυτή τη στιγμή μπορεί συχνά να γίνει δημόσιο με το πάτημα ενός κουμπιού. Η πραγματικότητα είναι ότι υπάρχει τεχνολογία για εργοδότες ώστε να παρακολουθούν σχεδόν όλες τις επικοινωνίες στο χώρο εργασίας από όλους τους εργαζόμενους ανά πάσα στιγμή, ακόμη και αν οι εταιρείες σπάνια είναι διαφανείς ως προς το επίπεδο στο οποίο το κάνουν αυτό.

Λοιπόν, πού πρέπει να τραβήξουν τη γραμμή οι εταιρείες – και τι πρέπει να έχουν κατά νου οι εργαζόμενοι πριν στείλουν αυτό το απροστάτευτο μήνυμα;

Υποθέστε ότι τίποτα δεν είναι ιδιωτικό

“Οι εργαζόμενοι πρέπει να υποθέσουν ότι κάθε φορά που χρησιμοποιούν εξοπλισμό που ανήκει στην εταιρία, οτιδήποτε μπορούν να κάνουν υπόκειται σε έλεγχο”, λέει η Heather Egan Sussman, Βοστώνη, επικεφαλής της δικηγορικής εταιρείας Orrick’s παγκόσμια ομάδα Cyber, Privacy & Data Innovation Group.

Φυσικά, υπάρχουν θεμιτοί λόγοι για τους οποίους οι εταιρείες παρακολουθούν τις εσωτερικές επικοινωνίες. Ο Sussman λέει ότι οι εταιρείες σε τομείς συμπεριλαμβανομένων των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών πρέπει να παρακολουθούν προληπτικά τις επικοινωνίες στο πλαίσιο των προγραμμάτων συμμόρφωσής τους.

Όποιος ασχολείται με ευαίσθητα υλικά (όπως υγειονομικά αρχεία ή κρατικά συμβόλαια) μπορεί επίσης να παρακολουθείται προληπτικά, για να προστατεύσει τις επιχειρήσεις, την φήμη και τους πόρους της εταιρείας.

Οι εταιρείες εκτός αυτών των τομέων συχνά υιοθετούν μια πιο αντιδραστική προσέγγιση, λέει ο Sussman, καταγράφοντας επικοινωνίες μέσω ενός προγράμματος διατήρησης αρχείων (το οποίο αρχειοθετεί δεδομένα για ορισμένο χρονικό διάστημα) και στη συνέχεια ανατρέχοντας σε αυτές τις πληροφορίες μόνο όταν είναι απαραίτητο να αντιμετωπιστεί ένα ζήτημα. Αυτό περιλαμβάνει όχι μόνο μηνύματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά συχνά βιντεοκλήσεις στο Skype, το Zoom ή το Teams, επίσης, τα οποία μπορούν να καταγραφούν και να καταγραφούν.

Πολλά εργαλεία στο χώρο εργασίας – συμπεριλαμβανομένων των Slack, Google Workspace και Microsoft Teams – διαθέτουν δυνατότητες που επιτρέπουν στη διαχείριση να αποθηκεύει και να αναζητά μηνύματα, ειδικά αν έχουν πληρώσει για ένα πρόγραμμα premium. Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και αν δημιουργήσετε μια ιδιωτική ομαδική συνομιλία δύο ή τριών κατευθύνσεων- ή στείλετε απευθείας μηνύματα- αυτές οι φαινομενικά ιδιωτικές συνομιλίες εξακολουθούν να μπορούν να προβληθούν από τη διοίκηση (αν και συχνά θα πρέπει να περάσουν από IT ή HR για πρόσβαση, συνήθως με έγκυρος λόγος). Σε πολλές περιπτώσεις, συμπεριλαμβανομένου του Slack, οι εταιρείες μπορούν ακόμη και να ελέγξουν το ιστορικό επεξεργασίας και να έχουν πρόσβαση σε διαγραμμένα μηνύματα. Ορισμένα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα δημιουργήσουν ομοίως ένα αυτόματο αντίγραφο όλων των μηνυμάτων που περνούν από αυτά, ενώ άλλα θα δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας των νέων μηνυμάτων καθώς θα εμφανίζονται στα εισερχόμενά σας. Ως εκ τούτου, κανείς δεν μπορεί ποτέ να υποθέσει ότι ένα διαγραμμένο μήνυμα έχει εξαφανιστεί οριστικά.

Ο Μπράιαν Κροπ, επικεφαλής της έρευνας για την παγκόσμια ερευνητική και συμβουλευτική εταιρεία Gartner’s HR, με έδρα την περιοχή της Ουάσινγκτον, λέει ότι η μόνη φορά που οι εταιρείες πραγματικά επιστρέφουν και εξετάζουν αυτές τις επικοινωνίες είναι όταν υπάρχει λόγος να πιστεύουμε ότι υπήρξε κάποιο είδος διαχείρισης απόδοσης πρόβλημα, κλοπή δεδομένων, παρενόχληση ή άλλη καταγγελία που δικαιολογεί εσωτερική έρευνα. Ομοίως, οι καθημερινοί διαχειριστές δεν έχουν συνήθως τη δυνατότητα να πραγματοποιούν ελεύθερες αναζητήσεις λέξεων -κλειδιών για πράγματα όπως τα ονόματά τους.

“Υπάρχουν πάρα πολλές πληροφορίες για να αξίζει τον κόπο να περάσουν και να αναλύσουν τα πάντα”, εξηγεί ο Kropp. «Επιπλέον, αν εσύ ως υπάλληλος μάθεις ποτέ ότι έρχονται και απλώς σαρώνουν το email σoυ- και αν αυτό έβγαινε – οι ζημιές φήμης θα ήταν τεράστιες. Συμβαίνει; Ναι, αλλά είναι πολύ, πολύ σπάνιο ».

Οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ελάχιστα

Όταν οι εταιρείες υποπτεύονται ότι έχει λάβει χώρα αντιεπαγγελματική συμπεριφορά, υπάρχουν ελάχιστοι περιορισμοί για να τους εμποδίσουν να ελέγξουν τις επικοινωνίες των εργαζομένων στο χώρο εργασίας. Παρόλο που οι νόμοι των ΗΠΑ και της Ευρώπης προστατεύουν τις επικοινωνίες σε θέματα όπως οι συλλογικές διαπραγματεύσεις, ο Kropp λέει ότι «οπουδήποτε στον κόσμο, δεν υπάρχει νομική απαίτηση που να λέει ότι οι εργοδότες πρέπει να σας ενημερώνουν για τα δεδομένα που συλλέγουν για εσάς»

Ορισμένες εταιρείες θα συμπεριλάβουν μια δήλωση υψηλού επιπέδου στο εγχειρίδιο των εργαζομένων τους που λέει ότι οι εργαζόμενοι δεν θα έχουν καμία προσδοκία για την ιδιωτικότητα του χώρου εργασίας στις επικοινωνίες τους, αλλά ο πραγματικός βαθμός στον οποίο παρακολουθούνται μπορεί να είναι εξαιρετικά δύσκολο να εντοπιστεί. «Όταν υπογράφετε μια σύμβαση, κανονικά ο εργοδότης δεν σας λέει,« σας παρακολουθούμε », λέει η Aida Ponce del Castillo, ανώτερη ερευνητής με έδρα τις Βρυξέλλες στη Μονάδα Προβλέψεων του Ευρωπαϊκού Συνδικαλιστικού Ινστιτούτου. «Οι εργαζόμενοι συχνά γνωρίζουν πολύ λίγα».

Λοιπόν, πώς μπορείς να συνομιλείς με τους συναδέλφους σου σε μια δύσκολη κατάσταση χωρίς να ανησυχείς ότι αυτά τα μηνύματα θα χρησιμοποιηθούν εναντίον σας; Υποθέτοντας ότι το μεγαλύτερο μέρος της επικοινωνίας στον υπολογιστή εργασίας σας θα μπορούσε να καταγραφεί και να αποθηκευτεί, ο ασφαλέστερος τρόπος για να μοιραστείτε τις απογοητεύσεις σύμφωνα με τον Ponce del Castillo “είναι πρόσωπο με πρόσωπο ή με ιδιωτικό κινητό τηλέφωνο που δεν συνδέεται με την εργασία σας“. Ακόμα και οι προσωπικοί λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης στους οποίους έχετε πρόσβαση σε μια συσκευή εργασίας μπορεί να παρακολουθείται.

Σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον, ίσως είναι καλύτερο να υποθέσεις ότι σε παρακολουθούν και  συμπεριφέρεσαι ανάλογα. Εάν θέλεις να εκφράσεις ένα παράπονο για έναν συνάδελφο ή μια επαγγελματική κατάσταση, σκέψου αν αυτό το παράπονο είναι εποικοδομητικό και βοηθά τον οργανισμό γενικότερα. Αν ναι, η χρήση εργαλείων στο χώρο εργασίας για να μοιραστείς τα συναισθήματά σου δεν θα πρέπει να σε βάλει σε αυτή την δύσκολη κατάσταση. Εάν το μήνυμα δεν μπορεί απαραίτητα να θεωρηθεί εποικοδομητικό, είναι πιθανότατα καλύτερο να εκφράσεις τα συναισθήματά σου στον καφέ, στο ιδιωτικό σας τηλέφωνο ή στο μπαρ μετά τη δουλειά.

Σε γενικές γραμμές, ωστόσο, οι ειδικοί προειδοποιούν ότι οι εταιρείες σπάνια ελέγχουν τις επικοινωνίες στο χώρο εργασίας απλά για να δουν ποιος γκρινιάζει και ποιος όχι. Τέτοιες αναζητήσεις, όταν πραγματοποιούνται, είναι σχεδόν πάντα για να αναζητήσουν σχόλια που στοχεύουν, εμπνέουν μέσα, εισάγουν διακρίσεις ή ενδέχεται να θέσουν την εταιρεία σε κίνδυνο δικαστικών διαφορών. Εάν δεν είστε βέβαιοι σε ποια δεδομένα έχει πρόσβαση ο εργοδότης σας, πόσο καιρό διατηρούνται και υπό ποιες συνθήκες μπορεί να χρησιμοποιηθούν, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε για να μάθετε είναι να ρωτήσετε.

Πηγή : BBC