Συνεδριακός σχεδιασμός στην ψηφιακή εποχή

Λέξεις: Δρ Άγγελος Ροδαφηνός

Σύλλογος διοργανώνει ένα συνέδριο και στέλνει email με συνημμένα αρχεία pdf τα οποία οι συμμετέχοντες πρέπει να τυπώσουν, να συμπληρώσουν τα στοιχεία τους, να τα σκανάρουν, και να τα αποστείλουν.

Κάποια άτομα εγγράφονται την ημέρα του συνεδρίου συμπληρώνοντας τα στοιχεία τους σε μια κόλλα χαρτί. Αυτά πρέπει να περαστούν σε μια βάση δεδομένων.

Η υπεύθυνη πρέπει να στείλει τις βεβαιώσεις συμμετοχής σε χίλιους συμμετέχοντες.

Η οργάνωση ενός συνεδρίου αποτελεί μια περίπλοκη και χρονοβόρα διαδικασία, που απαιτεί σχολαστικό σχεδιασμό και συντονισμό. Πριν από την έλευση της ψηφιακής τεχνολογίας, η εργασία αυτή βασιζόταν σε μεγάλο βαθμό σε έντυπα μέσα και χειροκίνητες διαδικασίες, καθιστώντας την επίπονη και χρονοβόρα.

Σήμερα, η ραγδαία εξέλιξη της τεχνολογίας έχει φέρει επανάσταση στον τρόπο διοργάνωσης συνεδρίων, αυτοματοποιώντας εργασίες, εξοικονομώντας χρόνο και ενέργεια, και προσφέροντας μια βελτιωμένη εμπειρία τόσο στους διοργανωτές όσο και στους συμμετέχοντες.

Ας δούμε μερικά παραδείγματα πώς η τεχνολογία έχει μεταμορφώσει την εργασία.

1. Συλλογή πληροφοριών και εγγραφές

Παλαιότερα, η εγγραφή και η συλλογή πληροφοριών από τους συμμετέχοντες γινόταν παραδοσιακά μέσω αποστολής PDF αρχείων για συμπλήρωση. Η διαδικασία αυτή ήταν επιρρεπής σε σφάλματα και απαιτούσε χρόνο για την καταχώρηση των δεδομένων στο σύστημα, καθώς απαιτούσε εκτύπωση, ταχυδρομική αποστολή, συλλογή και χειροκίνητη καταχώρηση των δεδομένων. Σήμερα, η χρήση ψηφιακών πλατφορμών, όπως τα Google Forms, αυτοματοποιεί τη διαδικασία, εξασφαλίζοντας ακρίβεια και ταχύτητα. Οι συμμετέχοντες μπορούν να συμπληρώσουν τις απαραίτητες πληροφορίες online, εξοικονομώντας χρόνο και κόστος για τους διοργανωτές.

2. Καταχώρηση δεδομένων

Παρόμοια, η καταχώρηση δεδομένων από έντυπα, όπως λίστες συμμετεχόντων ή προγράμματα συνεδρίου, γινόταν χειροκίνητα. Η διαδικασία αυτή ήταν χρονοβόρα, κουραστική και επιρρεπής σε σφάλματα. Σήμερα, η χρήση λογισμικού οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) σε συνδυασμό με τεχνητή νοημοσύνη (AI) μπορεί να αυτοματοποιήσει την καταχώρηση δεδομένων. Απλώς τραβώντας μια φωτογραφία ενός εντύπου, η AI μπορεί να εξαγάγει τα απαραίτητα δεδομένα και να τα καταχωρήσει σε ψηφιακή μορφή, εξοικονομώντας σημαντικό χρόνο και προσπάθεια.

3. Αποστολή βεβαιώσεων συμμετοχής

Η αποστολή βεβαιώσεων συμμετοχής σε χιλιάδες συμμετέχοντες αποτελούσε μια κοπιώδη και χρονοβόρα διαδικασία. Η χειροκίνητη συμπλήρωση ονομάτων και στοιχείων σε κάθε βεβαίωση ήταν επιρρεπής σε σφάλματα και απαιτούσε πολύτιμο χρόνο. Σήμερα, η χρήση λογισμικού mail merge ή αυτοματοποιημένων πλατφορμών email επιτρέπει την αποστολή εξατομικευμένων βεβαιώσεων σε δευτερόλεπτα, εξασφαλίζοντας ταχύτητα, ακρίβεια και εξατομίκευση. Επιπλέον, οι συμμετέχοντες σε πλατφόρμες όπως το Google Classroom λαμβάνουν αυτόματα εξατομικευμένες βεβαιώσεις με την ολοκλήρωση του μαθήματος, προσφέροντας άμεση αναγνώριση της συμμετοχής τους.

4. Διαχείριση παρουσιάσεων

Οι παρουσιάσεις υποβάλλονταν σε έντυπη μορφή, με αποτέλεσμα να απαιτείται η χειροκίνητη ταξινόμηση, η καταχώρηση τίτλων και περιλήψεων, και η φυσική παράδοση στους παρουσιαστές. Η διαδικασία ήταν χρονοβόρα, επιρρεπής σε απώλειες υλικού, και δύσκολη στην οργάνωση. Σήμερα η υποβολή παρουσιάσεων γίνεται online, μέσω πλατφορμών όπως το EasyChair ή το Confex. Το σύστημα αυτοματοποιεί την ταξινόμηση, την καταχώρηση δεδομένων, και την αποστολή ειδοποιήσεων στους παρουσιαστές. Η διαδικασία είναι ταχύτατη, οργανωμένη και ασφαλής.

5. Δίκτυο και διασυνδέσεις

Η δικτύωση μεταξύ συμμετεχόντων γινόταν μέσω τυχαίων συναντήσεων ή χειρονομίας ανταλλαγής καρτών επαφής. Η διαδικασία ήταν μη οργανωμένη, δύσκολη για την εύρεση ατόμων με κοινά ενδιαφέροντα, και χρονοβόρα. Σήμερα χρησιμοποιούνται online πλατφόρμες δικτύωσης, όπως το Whova ή το Attendify. Οι συμμετέχοντες δημιουργούν προφίλ, δηλώνουν ενδιαφέροντα, και λαμβάνουν προτάσεις για άτομα με τα οποία να συνδεθούν. Η διαδικασία είναι οργανωμένη, εύκολη και αποτελεσματική.

6. Διαχείριση ερωτήσεων και απαντήσεων

Οι ερωτήσεις προς τους ομιλητές γράφονταν σε χαρτιά ή ψιθυρίζονταν στους βοηθούς. Η συλλογή, η οργάνωση και η παρουσίαση των ερωτήσεων στον ομιλητή ήταν δύσκολη και χρονοβόρα. Σήμερα χρησιμοποιούνται online πλατφόρμες ερωτήσεων και απαντήσεων, όπως το Slido ή το mentimeter. Οι συμμετέχοντες υποβάλλουν ερωτήσεις ανώνυμα ή με το όνομά τους. Το σύστημα οργανώνει τις ερωτήσεις, τις ψηφίζει, και τις προβάλλει στον ομιλητή σε πραγματικό χρόνο. Η διαδικασία είναι διαδραστική, εύκολη και αποτελεσματική.

7. Διαχείριση χορηγιών και εκθετών

Η εύρεση, η αξιολόγηση και η διαχείριση χορηγών και εκθετών γινόταν χειροκίνητα, μέσω τηλεφωνικών κλήσεων, email και έντυπων υλικών. Η διαδικασία ήταν χρονοβόρα, δυσκίνητη και δύσκολη στην παρακολούθηση. Πλέον, χρησιμοποιούνται online πλατφόρμες διαχείρισης χορηγιών, όπως το SponsorPanel ή το Acend. Οι χορηγοί και οι εκθέτες δημιουργούν προφίλ, δηλώνουν ενδιαφέροντα, και λαμβάνουν προτάσεις για χορηγίες και πακέτα συμμετοχής. Το σύστημα αυτοματοποιεί τη διαδικασία εύρεσης, αξιολόγησης, επικοινωνίας και διαχείρισης χορηγιών, εξοικονομώντας χρόνο και προσφέροντας μια ομαλή εμπειρία.

8. Συλλογή και ανάλυση δεδομένων

Η συλλογή δεδομένων σχετικά με τη συμμετοχή, την ικανοποίηση και τα ενδιαφέροντα των συμμετεχόντων γινόταν μέσω χάρτινων ερωτηματολογίων ή συνεντεύξεων. Η διαδικασία ήταν χρονοβόρα, δαπανηρή και δύσκολη στην ανάλυση. Σήμερα χρησιμοποιούνται online εργαλεία έρευνας, όπως το SurveyMonkey ή το Google Forms. Οι συμμετέχοντες συμπληρώνουν ερωτηματολόγια online, με αυτοματοποιημένη επεξεργασία και ανάλυση δεδομένων. Τα δεδομένα προσφέρουν πολύτιμες πληροφορίες για τη βελτίωση μελλοντικών συνεδρίων και την εξατομίκευση της εμπειρίας των συμμετεχόντων.

9. Διαχείριση μεταφορών και διαμονής

Η διαχείριση των μεταφορών και της διαμονής για τους συμμετέχοντες γινόταν μεμονωμένα, μέσω τηλεφωνικών κλήσεων και email με ξενοδοχεία, αεροπορικές εταιρείες και ταξιδιωτικά γραφεία. Η διαδικασία ήταν χρονοβόρα, περίπλοκη και δύσκολη στην οργάνωση. Πλέον χρησιμοποιούνται online πλατφόρμες διαχείρισης ταξιδιών, όπως το TripIt ή το Concur. Οι συμμετέχοντες κάνουν κράτηση πτήσεων, δωματίων και μεταφορών online, με αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις και υποστήριξη. Η διαδικασία είναι απλή, ομαλή και προσφέρει στους συμμετέχοντες εύκολη πρόσβαση σε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.

10. Διαχείριση εθελοντών

Η εύρεση, η επιλογή και η διαχείριση εθελοντών γινόταν χειροκίνητα, μέσω αγγελιών, email και έντυπων υλικών. Η διαδικασία ήταν χρονοβόρα, δυσκίνητη και δύσκολη στην παρακολούθηση. Σήμερα χρησιμοποιούνται online πλατφόρμες διαχείρισης εθελοντών, όπως το VolunteerMatch ή το VolunteerSignUp. Οι εθελοντές δημιουργούν προφίλ, δηλώνουν διαθεσιμότητα και ενδιαφέροντα, και λαμβάνουν προτάσεις για ρόλους και εργασίες. Το σύστημα αυτοματοποιεί τη διαδικασία εύρεσης, επιλογής, επικοινωνίας και διαχείρισης εθελοντών, εξοικονομώντας χρόνο και προσφέροντας μια ομαλή εμπειρία.

11. Δημιουργία και προώθηση περιεχομένου

Η δημιουργία και η προώθηση περιεχομένου σχετικά με το συνέδριο γινόταν μέσω έντυπων φυλλαδίων, ιστότοπων και email. Η διαδικασία ήταν χρονοβόρα, δαπανηρή και με περιορισμένη εμβέλεια. Πλέον χρησιμοποιούνται online εργαλεία δημιουργίας περιεχομένου, όπως το Canva ή το Adobe Spark. Δημιουργούνται infographics, βίντεο, podcasts και άλλα ελκυστικά υλικά για την προώθηση του συνεδρίου στα social media, σε blogs και σε άλλα online κανάλια. Η διαδικασία είναι απλή, οικονομική και προσφέρει μεγάλη εμβέλεια και αλληλεπίδραση με το κοινό.

12. Μετά το συνέδριο

Η επικοινωνία με τους συμμετέχοντες μετά το συνέδριο γινόταν μέσω email ή τηλεφωνικών κλήσεων, με περιορισμένη αλληλεπίδραση. Η αξιολόγηση της ικανοποίησης και η συλλογή ανατροφοδότησης ήταν δύσκολη και χρονοβόρα. Σήμερα χρησιμοποιούνται online πλατφόρμες για μετά το συνέδριο, όπως το Cvent Gather ή το Bizzabo. Οι συμμετέχοντες μπορούν να δικτυωθούν, να μοιραστούν υλικό, να δώσουν ανατροφοδότηση και να παραμείνουν συνδεδεμένοι με το συνέδριο και την κοινότητα. Η διαδικασία προσφέρει μια ομαλή εμπειρία μετά το συνέδριο, ενισχύει την αίσθηση κοινότητας και βελτιώνει τη διοργάνωση μελλοντικών συνεδρίων.

Συμπέρασμα

Η τεχνολογία συνεχίζει να εξελίσσεται και να προσφέρει νέες δυνατότητες για τη μεταμόρφωση της διοργάνωσης συνεδρίων, προσφέροντας αυτοματοποίηση, ευκολία και αποτελεσματικότητα σε κάθε στάδιο. Η υιοθέτηση ψηφιακών λύσεων μπορεί να φέρει τα συνέδρια σε ένα νέο επίπεδο, βελτιώνοντας την εμπειρία τόσο των διοργανωτών όσο και των συμμετεχόντων, καθιστώντας τα πιο αποτελεσματικά, παραγωγικά και ευχάριστα για όλους. Η εξέλιξη αυτή έχει φέρει επανάσταση στον κόσμο των συνεδρίων, προσφέροντας μια βελτιωμένη εμπειρία σε όλους τους εμπλεκόμενους, ενώ η αποστολή εξατομικευμένων βεβαιώσεων συμμετοχής μέσω αυτοματοποιημένων πλατφορμών εξασφαλίζει ταχύτητα, ακρίβεια και εξατομίκευση.

*Ο Δρ Άγγελος Ροδαφηνός είναι Αν. Καθηγητής ΑΠΘ, Συγγραφέας των βιβλίων: Λογική και… Παραλογική, Οι ηλίθιοι είναι ανίκητοι, Από πρίγκιπας βάτραχος και τούμπαλιν. Για το άρθρο αυτό συνεργάστηκε με το εργαλείο ΤΝ Gemini.

**Εικόνα: Lexica: Crowd of happy people attending “cv summit” (AI generated image).