Δημοκρατικές διαδικασίες μέσω διαδικτύου

Στο Ηνωμένο Βασίλειο, και όχι μόνο, οι συνεδριάσεις των δημοτικών συμβουλίων ασχολούνται με θέματα όπως χορήγηση αδειών, σχεδιασμό χρονοδιαγραμμάτων, προϋπολογισμούς και κατανομή πόρων στην περιοχή τους. Η πανδημία κατέστησε αναγκαία την διεξαγωγή τοπικών συμβουλίων μέσω τηλεδιασκέψεων.

Οι  Liam Hinshelwood και Liv Comberti από την εταιρία σχεδιασμού Snook άρχισαν να συνεργάστηκαν  με τους Neil Terry και Chris Cadman-Dando από την υπηρεσία τοπικής αυτοδιοίκησης  Adur & Worthing Councils (A&W) για να αναπτύξουν ένα εργαλείο που επιτρέπει στα τοπικά συμβούλια να διοργανώνουν επίσημες συνεδριάσεις στο διαδίκτυο. Παρακάτω ακολουθούν  γνώσεις που αποκόμισαν για το πώς οι καθημερινές διαδικασίες λήψης δημοκρατικών αποφάσεων αναγκάζονται να αλλάξουν από την κρίση και ποιες μακροπρόθεσμες επιπτώσεις μπορεί να προκύψουν.

Σε τι διαφέρουν τα meetings σε φυσικό χώρο από τον διαδικτυακό; Οι συνεδριάσεις του Συμβουλίου ακολουθούν μία καθιερωμένη δομή, ένα αυστηρό πρωτόκολλο , και διέπονται από νομοθετικά πλαίσια. Παρόλο που κάποιες διαδικασίες   θα μπορούσαν να γίνουν γραπτώς, αλλά αυτό θα εμπόδιζε τους συμμετέχοντες να εκφράσουν τη γνώμη τους, να θέσουν μία «καυτή ερώτηση» που θα απαντηθεί σε πραγματικό χρόνο καθώς και τη συμμετοχή του κοινού..

Ο φυσικός χώρος. Οι συνεδριάσεις του Συμβουλίου συνήθως γίνονται  σε ειδικά διαμορφωμένες αίθουσες, με μια χωροταξική οργάνωση με βάση την ιεραρχία: με τον πρόεδρο και τους αναπληρωτές του στο κέντρο, και τον νομικό σύμβουλο σε κοντινή θέση για να  προσφέρει καθοδήγηση όπου είναι απαραίτητο. Οι υπόλοιποι κάθονται γύρω τους. Είναι λοιπόν σαφές  ποιος καθοδηγεί τη διαδικασία.

Ο «εικονικός» χώρος. Όλα αυτά αλλάζουν σε εικονικό περιβάλλον. Εδώ, όλοι είναι «στο ίδιο επίπεδο». Οι άνθρωποι μιλάνε δυνατά μεταξύ τους, πρέπει να θυμούνται να θέτουν σε σίγαση τα μικρόφωνα, και η όλη ατμόσφαιρα του σπιτιού κάνει τις συνεδριάσεις πιο χαλαρές. Επίσης, το κοινό να παρακολουθήσει πιο εύκολα τις συνεδριάσεις μέσω internet.  Δεν υπάρχει αυτή επισημότητα, είναι πλέον πιο προσιτές και ανοιχτές σε όλους.

Πρακτικά προβλήματα και  λύσεις που προτείνονται κατά τη μεταφορά των συμβουλίων στο internet. Ποιος είναι υπεύθυνος για την τεχνολογία και την εκπαίδευση; Επί του παρόντος δεν υπάρχει ειδικό λογισμικό για τη διεξαγωγή συμβουλίων και τέτοιου είδους θέματα άπτονται  του  ΙΤ τμήματος.  Ωστόσο, λόγω της άμεσης ανάγκης για online συνεδριάσεις, την ευθύνη πήρε η Ομάδα Υποστήριξης των Δημοκρατικών Υπηρεσιών στην A&W. Χρειάστηκε να εκπαιδεύσουν τόσο τους συμβούλους όσο και μέλη του κοινού που θα συμμετείχαν για τον χειρισμό της νέας τεχνολογίας και των ψηφιακών συσκευών.

Η κλίμακα και οι ρόλοι είναι σημαντικοί παράγοντες. Οι συνεδριάσεις του Συμβουλίου δεν αποτελούνται πάντα από τον ίδιο αριθμό ατόμων. Εξαρτάται από την τοποθεσία ή  και το θέμα προς συζήτηση. Για παράδειγμα, οι συσκέψεις A&W αποτελούνται συνήθως 30-60 άτομα, σχετικά μικρός αριθμός, εύκολα διαχειρίσιμος από απόσταση.  Ωστόσο, άλλες συνεδριάσεις μπορεί να είναι πολύ μεγαλύτερες, ακόμη και 300 ατόμων, κάτι το οποίο καθιστά την απομακρυσμένη επικοινωνία ιδιαίτερα δύσκολη. Απαιτούνται συγκεκριμένοι ρόλοι για να συντονιστεί ένα meeting 200 ατόμων.

Νέοι ρόλοι. «Υπάρχει ανάγκη για νέους ρόλους και νέες ευθύνες σε αυτές τις online συνεδριάσεις», λέει ο Liv από τον Snook,. «Αναθέσαμε νέους τεχνικούς ρόλους που δεν ήταν απαραίτητοι στις παραδοσιακές συναντήσεις. Αυτό σήμαινε ότι έπρεπε να αντλήσουμε επιπλέον πόρους εκτός της μικρής ομάδας A & W,  να εκπαιδεύσουμε και να προετοιμάσουμε εκείνους τους ανθρώπους που φέρνουμε. Εκτός από αυτό, παραδοσιακοί ρόλοι όπως αυτός του προέδρου απαιτούν άλλου είδους δεξιότητες και γνώσεις κι αυτό ήταν μία νέα πρόκληση»

Αντιστάθμιση  λογισμικού και πρωτοκόλλου. Τα περισσότερα συνταγματικά συμβούλια απαιτούν διαφάνεια κατά την ψηφοφορία. Στην A&W, αυτό γίνεται από τους οι σύμβουλοι επιβεβαιώνουν προφορικά την ψήφο τους. Σε μεγαλύτερα όμως συμβούλια, η καταγραφή εκατοντάδων λεκτικών ψήφων μία προς μία, δεν είναι τόσο πρακτική. Οι διαδικασίες που ακολουθούν τα συμβούλια και τα απαιτούμενα καθήκοντα είναι συνδεδεμένα με τις πλατφόρμες που χρησιμοποιούν.

Περιορισμοί στην υποδομή. Η σύνδεση στο Διαδίκτυο όλων των συμμετεχόντων είναι μια τεράστια πρόκληση. Στην καλύτερη περίπτωση οι σύμβουλοι αναγκάζονται  να απέχουν από την ψηφοφορία για θέματα τα οποία δεν μπόρεσαν να ακούσουν ολοκληρωμένα. Ο κίνδυνος αυξάνεται όταν διακοπεί η σύνδεση του προέδρου ή του νομικού συμβούλου. Και αυτό δεν είναι σαφώς το χειρότερο που μπορεί να συμβεί.

Πώς μπορούν να αντιμετωπιστούν τέτοια ζητήματα; Η μεγαλύτερη πρόκληση που βρήκε η ομάδα Snook δεν ήταν τόσο η εύρεση λύσεων στα παραπάνω θέματα , όσο ο μεγάλος όγκος πιθανών παραμέτρων που έπρεπε να λάβουν υπόψη και ο κίνδυνος να παραβλέψουν κάτι κρίσιμο.  Σε κάποιες περιπτώσεις αυτό σημαίνει περισσότερα χρήματα όταν ήδη το budget έχει ξεπεραστεί.

Ένα νέο εργαλείο. Έχοντας αυτό κατά νου, δημιουργήθηκε ένα εκτεταμένο σχέδιο για κάθε στάδιο της διαδικασίας – από  τον ορισμό της σύσκεψης έως τα γραφειοκρατικά μετά το τέλος της –  με προσοχή στην κάθε λεπτομέρεια. Σε κάθε στάδιο η ομάδα εξέτασε συμπεριφορές, εργαλεία software και hardware, διοίκηση και νομικούς κινδύνους και βρέθηκαν λύσεις εξαρχής για όλα.

Ένα εγχειρίδιο χρήστη για τη διοίκηση. Όπως ανέφερε ο Liv: «Δημιουργήσαμε, ένα σχέδιο,  μια συνολική εικόνα ολόκληρης της διαδικασίας, χωρισμένη στους διαφορετικούς ρόλους που απαιτούνται, έτσι ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να δουν πού ταιριάζει ο ρόλος τους, συμπεριλαμβανομένων των μελών του κοινού. Ένα  εγχειρίδιο χρήστη για κάθε μέλος μιας συνεδρίασης του συμβουλίου ».

Παραλλαγές του σχεδίου ανάλογα την περιοχή. Ένα τέτοιο σχέδιο θα ήταν διαφορετικό για μεμονωμένα συμβούλια. «Ενώ υπάρχει νόμος περί τοπικής αυτοδιοίκησης του 2000 που περιγράφει ένα κοινό πλαίσιο για το τι πρέπει και δεν πρέπει να γίνει, η εφαρμογή του είναι διαφορετική σε τοπικό επίπεδο. Αυτή τη στιγμή αλλάζουν τη διακυβέρνηση για να προσαρμοστεί στην τρέχουσα κατάσταση », λέει ο Liam.

Η ομάδα του Snook βλέπει την ψηφιακή εποχή όχι μόνο ως μοχλό για αλλαγή παραδοσιακών μορφών συμβουλίων, αλλά ως δημιουργό νέων δραστηριοτήτων και ρόλων που θα διαμορφώσουν το μελλοντικό τοπίο της διακυβέρνησης σε όλο τον κόσμο.

Πηγή: medium.com